Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja 16 października 2026 · wersja regulaminu 2026‑10‑16

1. Kto jest administratorem

Appeal My Flight to nazwa używana przez fińską jednoosobową działalność gospodarczą Elbek (złożono wniosek o rejestrację jako dodatkowej nazwy handlowej). Fiński numer firmy (Y-tunnus) 3570992-5 (fiński rejestr handlowy). Adres: Myllyväenkatu 10 D 3, 00920 Helsinki, Finlandia. Telefon +358 40 757 0116. E-mail hello@appealmyflight.com. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych i nie mamy takiego obowiązku.

2. Jakie dane zbieramy

• Dane kontaktowe: imię i nazwisko, e-mail, kraj zamieszkania.
• Dane sprawy: lot, data, trasa, numer rezerwacji, co się stało, Twój opis oraz imiona i nazwiska innych pasażerów z Twojej rezerwacji.
• Przesłane przez Ciebie dokumenty (odpowiedź linii, potwierdzenie rezerwacji, rachunki).
• Dane o płatności od Stripe: że zapłata nastąpiła, kwota, Twój e-mail i kraj rozliczenia. Nigdy nie widzimy pełnych danych Twojej karty.
• Twoje zgody i wybory na stronie zamówienia oraz ewentualne odstąpienie od umowy, z datą, godziną, adresem IP i typem przeglądarki, jako dowód tego, co uzgodniono.
• Skąd do nas trafiasz: kod partnera z użytego linku, zapisany przy Twojej sprawie.
• Kiedy otwarto link do pakietu lub plik PDF, jako dowód dostarczenia.
• E-maile, które do nas wysyłasz.
• Dane techniczne: adres IP i logi serwera, używane dla bezpieczeństwa.

Podawaj dane o zdrowiu tylko wtedy, gdy mają znaczenie dla sprawy. Jeśli je podasz, poprosimy w formularzu o Twoją wyraźną zgodę. Dane o zdrowiu innego dorosłego pasażera podawaj tylko za jego zgodą. Jeśli przekażesz nam dane o zdrowiu bez zgody, nie użyjemy ich i zapytamy Cię, co zrobić.

3. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej

• Sprawdzenie sprawy przed płatnością: działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Przygotowanie i dostarczenie pakietu, odpowiadanie Ci, obsługa zwrotów i odstąpień: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b).
• Dane o zdrowiu, które podajesz z własnej inicjatywy: Twoja wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a). Możesz ją wycofać w każdej chwili. Wycofanie nie wpływa na to, co zrobiliśmy wcześniej.
• Prowadzenie księgowości i dokumentacji podatkowej: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) wynikający z fińskiej ustawy o rachunkowości i przepisów o VAT.
• Przechowywanie dowodu umowy i przekazanych Ci informacji: obowiązek prawny umożliwienia takiego dowodu (prawo konsumenckie) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w rozpatrywaniu sporów (art. 6 ust. 1 lit. c i f).
• Bezpieczeństwo strony i zapobieganie nadużyciom: nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu bezpiecznej usługi (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Statystyki, którzy partnerzy przysyłają sprawy, oraz dowód dostarczenia pakietu: nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu i ulepszaniu usługi oraz w rozpatrywaniu sporów i obciążeń zwrotnych (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Pytanie 30 i 90 dni po dostarczeniu, czy reklamacja się udała, i anonimowe liczenie odpowiedzi: nasz prawnie uzasadniony interes w ulepszaniu usługi (art. 6 ust. 1 lit. f). Możesz z tego zrezygnować linkiem w każdym e-mailu.

Dane oznaczone jako obowiązkowe są nam potrzebne, aby sprawdzić Twoją sprawę i przygotować pakiet. Bez nich nie możemy świadczyć usługi.

Nasze reguły sprawdzające działają automatycznie, ale tylko proponują odpowiedź. Właściciel Appeal My Flight sprawdza każdą sprawę, zanim wyślemy link do płatności, i każdy pakiet, zanim zostanie dostarczony. Żadna sprawa nie jest rozstrzygana ani dostarczana wyłącznie przez reguły, a każdą decyzję o odmowie podejmuje człowiek. W każdej chwili możesz zadać pytanie o swoją sprawę: wystarczy odpowiedzieć na dowolny nasz e-mail.

Nie dotyczy to klientów mieszkających w Niemczech. W ich przypadku nasze reguły automatycznie decydują, czy lot podlega rozporządzeniu, porównując Twoje odpowiedzi (np. trasę, linię, opóźnienie w dotarciu do celu, termin powiadomienia o odwołaniu i datę) z podstawowymi warunkami rozporządzenia (WE) nr 261/2004 lub jego brytyjskiej wersji. Jeśli według tych reguł lot nie podlega rozporządzeniu, nie oferujemy pakietu. Nie ma to innych skutków i nie wpływa na Twoje prawa wobec linii. Jeśli uważasz, że Twoje odpowiedzi zostały przetworzone nieprawidłowo, napisz na hello@appealmyflight.com: człowiek sprawdzi, czy program poprawnie zapisał Twoje odpowiedzi i poprawnie zastosował reguły. Możesz przedstawić swoje stanowisko i zakwestionować decyzję. To kontrola techniczna, a nie ocena prawna Twojej sprawy. Sam pakiet również powstaje automatycznie ze standardowych tekstów dla wybranego przez Ciebie powodu.

E-maile dotyczące zamówienia (potwierdzenie, najwyżej jedno przypomnienie o płatności, potwierdzenie zamówienia, Twój pakiet i jedna wiadomość dwa tygodnie po dostarczeniu) są częścią usługi. Dwa krótkie pytania 30 i 90 dni po dostarczeniu mają link do rezygnacji, możesz też po prostu odpowiedzieć „stop”. Nie wysyłamy newsletterów ani reklam.

4. Inni pasażerowie z Twojej rezerwacji

Jeśli podasz nam imiona i nazwiska innych pasażerów, używamy ich tylko do przygotowania dokumentów dla Twojej rezerwacji. Poinformuj ich, że korzystasz z naszej usługi, i wskaż im tę politykę.

5. Kto przetwarza dane w naszym imieniu

• Nasz własny serwer w Finlandii: dane spraw i przesłane pliki.
• Cloudflare (dostarczanie i bezpieczeństwo strony). Ruch przechodzi przez sieć Cloudflare, także poza UE.
• Google Workspace (nasza skrzynka e-mail).
• Resend (wysyłka naszych e-maili; serwery w Stanach Zjednoczonych).
• Stripe (płatności; Stripe jest też niezależnym administratorem w zakresie zapobiegania oszustwom i przestrzegania prawa).

Gdy ci dostawcy przetwarzają dane poza UE lub EOG, opierają się na ramach ochrony danych UE-USA lub na standardowych klauzulach umownych UE. Możesz poprosić nas o kopię tych zabezpieczeń. Każdy dostawca działa dla nas na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Nigdy nie sprzedajemy Twoich danych ani nie używamy ich do reklamy.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Dane sprawy, przesłane pliki i ewentualne dane o zdrowiu: 90 dni po dostarczeniu pakietu. Jeśli nie dojdzie do zakupu albo odmówimy przyjęcia sprawy, 90 dni od jej wysłania.
• E-maile z nami i nasze wewnętrzne notatki o sprawie: 12 miesięcy, potem je usuwamy.
• Dane do pytań po dostarczeniu (e-mail, numer sprawy, język, data dostarczenia, linia, organ i powód podany przez linię): 100 dni po dostarczeniu. Potem Twoja odpowiedź zostaje tylko jako anonimowa liczba, bez imienia, nazwiska i e-maila.
• Dowód umowy (numer sprawy, imię i nazwisko, e-mail, Twoje zgody i wybory z datą, godziną, adresem IP i typem przeglądarki, data otwarcia pakietu, wersja regulaminu, ewentualne odstąpienie): 3 lata od końca roku zamówienia.
• Zapis księgowy płatności (numer, data, kwota, waluta, kraj, identyfikator płatności; bez danych sprawy): 6 lat od końca roku obrotowego, zgodnie z fińską ustawą o rachunkowości. Kopię zapasową przechowujemy w archiwum poczty (Google Workspace): cotygodniowy eksport płatności z bieżącego roku, przechowywany 7 lat.
• Kopie zapasowe zawierają te same dane. Nasz serwer usuwa swoje kopie zapasowe automatycznie najpóźniej po 30 dniach. Raz w tygodniu pobieramy pełną kopię zapasową na własny komputer przez szyfrowane połączenie; każdą kopię przechowujemy najwyżej 30 dni, a potem ją usuwamy.
• Odstąpienia złożone przez naszą funkcję odstąpienia od umowy: 3 lata od końca roku, w którym nastąpiło odstąpienie.
• Logi techniczne naszego serwera: zawierają numery spraw i błędy, a nie Twoje imię i nazwisko ani adres e-mail. Jedyne adresy IP w nich pochodzą z nieudanych prób logowania do naszego panelu administracyjnego. Gdy dane Twojej sprawy i dowód umowy zostaną usunięte (zob. wyżej), numeru sprawy w logu nie da się już powiązać z Tobą.

7. Twoje prawa

Możesz zażądać kopii swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania albo otrzymać dane w formacie umożliwiającym ich przeniesienie. Napisz na hello@appealmyflight.com. Możesz złożyć skargę do fińskiego Rzecznika Ochrony Danych (tietosuoja.fi) albo do organu ochrony danych w kraju zamieszkania (w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO, uodo.gov.pl). Jeśli mieszkasz w Wielkiej Brytanii, możesz złożyć skargę do brytyjskiego organu nadzorczego (Information Commissioner's Office, ico.org.uk).

8. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Używamy jednego pliku cookie, lang, i tylko wtedy, gdy wybierzesz język w przełączniku języków; zapamiętuje Twój wybór na 12 miesięcy. Podczas wypełniania formularza przeglądarka przechowuje szkic odpowiedzi w pamięci sesji, aby nic nie zginęło między krokami; szkic znika po zamknięciu karty albo wysłaniu formularza. Nasz dostawca zabezpieczeń Cloudflare może zapisać niezbędny plik cookie bezpieczeństwa. Nie używamy plików cookie ani pamięci przeglądarki do analityki, reklamy lub śledzenia. Czcionki pochodzą z naszego własnego serwera.

Jeśli wybierzesz w formularzu „Zapisz i dokończ później”, przechowujemy Twoje niedokończone odpowiedzi (bez plików) i adres e-mail na naszym serwerze przez 14 dni, aby wysłany link działał, a potem je usuwamy. Podstawą prawną jest Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

9. Kontakty z prasą i partnerami

Czasem piszemy do dziennikarzy, blogerów i organizacji o naszej usłudze. Używamy tylko adresów służbowych lub kontaktowych, które sami publikują, np. na własnej stronie internetowej, i przechowujemy imię i nazwisko, adres, nazwę organizacji i korespondencję najwyżej 12 miesięcy od naszej ostatniej wiadomości albo, jeśli nigdy nie napiszemy, 12 miesięcy od zapisania adresu. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w informowaniu o usłudze (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ponieważ pozyskujemy te dane z publicznych źródeł, informujemy o tym w pierwszej wiadomości i odsyłamy do tej polityki (art. 14 RODO). W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw: odpowiedz „stop”, a nie napiszemy ponownie.